mp group GmbH
mp group GmbH
Effizientere Verwaltung

Stark am Markt durch Digitalisierung

Es war einmal eine Sprachschule ...

... die vor der großen Herausforderung stand, täglich die Organisation und Koordination von 150 Sprachkursen und 120 Sprachtrainern zu meistern.
inlingua Frankfurt macht das mittlerweile auf eine sehr innovative Art und Weise – und spart dabei viel Zeit und...

 

Die Ausgangssituation

Was passiert rund um die Durchführung eines Sprachkurses und wer ist beteiligt?

  • Die Verwaltung nutzt ein lokal installiertes Datenbankprogramm, über das die täglich angebotenen 150 Sprachkurse, für ca. 600 Teilnehmer und fast 120 eingesetzte Sprachtrainer verwaltet werden. Auch die Abrechnung der Trainer erfolgt über das Programm.

  • Die Trainer werden per Auftragszettel (Papierformular oder E‑Mail) von der Verwaltung informiert, wann und wo sie unterrichten und wer die Kursteilnehmer sind. Nach jeder Kurseinheit dokumentiert der Trainer den Lernfortschritt sowie die Anwesenheit und gibt diesen Bericht an die Verwaltung weiter.

  • Der Auftraggeber (in Regel Firmen, die ihre Mitarbeiter zu Sprachkursen anmelden) möchte den Lernfortschritt und die Anwesenheit überprüfen und fordert diese Dokumentation bei der Sprachschule an.

Der Flaschenhals

Analoge und manuelle Vorgänge

Wie in der Bildungsbranche üblich nutzte inlingua Frankfurt zur Bewältigung dieser täglichen Abläufe noch immer die "Klassenkarte" in Papierform bzw. die "gute, alte Excel-Liste". Die von den Trainern ausgefüllten Formulare wurden an die Verwaltung übermittelt und dort von Mitarbeitern manuell in das lokale Verwaltungssystem übertragen – Tippfehler inklusive. Kundenberichte wurden auf Anfrage der Kunden von Mitarbeitern der Verwaltung ebenfalls manuell zusammengestellt und versendet. Das konnte dann auch schon mal "etwas länger dauern". Diese Prozesse laufen im Jahr mehrere tausend Male ab und stellten bislang einen erheblichen Zeit- und Kostenfaktor dar.

Die Herausforderung

"Unterschrift"

Was tun, wenn eine händische Unterschrift als Bestätigung der Kursteilnahme benötigt wird? Die Lösung heißt: "Digitale Unterschrift". Der Teilnehmer bestätigt seine Kursteilnahme einfach, indem er auf dem Tablet oder Smartphone digital unterschreibt – wie man das von Paketdiensten auch schon kennt. Somit ist die Digitalisierung auch hier lückenlos vollzogen.

Die Lösung

Ein digitaler Ort, an dem alles liegt und jeder immer Zugriff hat

Das Ziel der mp group war es, alle Beteiligten an einer Stelle zusammen zu bringen, wo jeder die für ihn wichtigen Informationen digital hinterlässt, einsieht oder abholt. Jederzeit, einfach und sicher. Und dieser Ort ist eine über das Internet erreichbare „Cloud“ als digitales Datenschließfach. Das Konzept ist simpel: Verwaltungsmitarbeiter, Trainer und Kunden erhalten Zugang zu einer speziell von mp group für inlingua entworfenen Web-App, die von jedem Browser aus aufgerufen werden kann (Tablet, Smartphone, PC).

Die Installation einer speziellen Software ist nicht notwendig. Die Verwaltung kann – dank einer Datenschnittstelle zur lokalen Verwaltungsdatenbank – jetzt alle wichtigen Kursdaten wie Termine, Teilnehmer und Ort an den Trainer übermitteln. Der Trainer sieht in der Web-App „seine“ aktuellen Kurse und kann diese dort nach der Kurseinheit sofort dokumentieren. Und die Kunden können jederzeit ihre individuellen Berichte einsehen. Spezielle Zugriffsrechte sorgen dafür, dass jeder nur das sieht, was er auch benötigt.

Mit der Cloud-Lösung der mp group haben wir es geschafft, unsere Verwaltung zu entlasten, die Mitarbeitermotivation zu stärken und gleichzeitig unseren Service für unsere Firmenkunden zu verbessern. Eine solche Win-Win-Situation findet man selten. Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis – und haben schon weitere Ideen.

inlingua Frankfurt ist der Partner vieler Unternehmen des Rhein-Main Gebietes für maßgeschneiderte Sprachkurse für Unternehmen und Inhousekurse in Business Englisch und vielen anderen Sprachen.

Dr. René Schwarz
Geschäftsführer inlingua Frankfurt

Das Ergebnis

Effizienz macht Spaß und steigert den Gewinn

Seit der Einführung des digitalen Informationsaustausches bei inlingua Frankfurt kann sich niemand mehr vorstellen, wie das alles vorher funktioniert hat.

  • Die Trainer sind optimal informiert, können schnell berichten, müssen bei externen Trainings nicht zu inlingua, um ihre Klassenkarten abzugeben und können sich die Kursteilnahme per digitaler Unterschrift bestätigen lassen.

  • Die Verwaltung arbeitet schneller und effizienter, der Aufwand und die Fehleranfälligkeit sind deutlich geringer.

  • Die Kundenbindung und -zufriedenheit steigt, weil inlingua Frankfurt seinen Kunden die Möglichkeit anbieten kann, sich jederzeit über die aktuellen Kurse, den Lernfortschritt und die Anwesenheit der Mitarbeiter zu informieren.

Bessere Prozesse als Zukunftsmodell

Die große Akzeptanz dieses neuen Tools bei allen Beteiligten - Trainern, Mitarbeitern der Verwaltung und Kunden - hat dazu geführt, dass die Kostenvorteile und die erhöhte Transparenz sofort realisiert werden konnten. Weitere Ideen, wie auch in anderen Bereichen der Verwaltung von Bildungsunternehmen Prozesse durch Digitalisierung verbessert werden können, werden bereits diskutiert.

Vorteile der Digitalisierung

Schnell hat sich der digitale Helfer als "ePäd" etabliert!

  • Intuitive Web-App zur Erfassung des Unterrichts
  • Elektronische Unterschrift der Kursteilnehmer
  • Effektivere Kommunikation mit den Sprachtrainern
  • Stärkere Kundenbindung durch Kunden-Service-App
  • Nahtloser Datenaustausch mit bestehendem Verwaltungssystem
  • Große Zeit- und Kostenersparnis in der Verwaltung

Wir unterstützen Digitalisierungsprozesse mit umfassender Beratung, routinierter Analyse und individueller Umsetzung. Unsere vielseitige Programmarchitektur und die individualisierten Web-Apps sind die idealen Helfer für jedes Unternehmen, das seine Effizienz durch Digitalisierung steigern will. Einfach zu bedienen und exakt auf Ihren Bedarf zugeschnitten ermöglichen sie, die Wettbewerbsvorteile durch zeitgemäßes Cloud-Computing voll auszuschöpfen. Das können wir auch für Ihr Unternehmen – rufen Sie uns an!


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